Was Sie bei der Arbeit nicht in ChatGPT (oder jede andere KI) eingeben sollten

Das häufigste Datenleck in Unternehmen entsteht heute nicht durch einen Hackerangriff: Es entsteht, weil jemand eine E-Mail, einen Vertrag oder eine Kundenliste in ein Chatfenster einfügt, damit eine KI sie zusammenfasst. Keine böse Absicht — und gerade deshalb das am schwersten zu kontrollierende Risiko. Es ist zudem, fast wörtlich, eines der vier Dinge, die Artikel 4 von Ihrem Personal verlangt zu wissen: welche Daten nicht in ein Werkzeug eingegeben werden dürfen.

Warum es darauf ankommt, wohin Ihr Text geht

Wenn Sie etwas in einen kostenlosen oder Endverbraucher-KI-Dienst eingeben, verlässt dieser Text Ihr Unternehmen und gelangt in die Infrastruktur eines Dritten, meist außerhalb der EU. Je nach Nutzungsbedingungen kann dieser Text zum Training künftiger Modelle verwendet, unbefristet gespeichert oder von Mitarbeitenden des Anbieters im Rahmen von Überprüfungen eingesehen werden. Kein hypothetisches Szenario: Mehrere Unternehmen erlebten bereits, dass Gesprächsfragmente öffentlich wurden, die ihre Beschäftigten für privat hielten.

Fünf Kategorien, die Ihr Unternehmen nicht verlassen dürfen

• Personenbezogene Daten von Kunden oder Beschäftigten: Namen zusammen mit Kontaktdaten, Gehälter, Leistungsbeurteilungen, Gesundheitsdaten oder jede Information, die eine konkrete Person identifizierbar macht.
• Geschäftsgeheimnisse und geistiges Eigentum: eigener Quellcode, Rezepturen, Preisstrategien, unveröffentlichte Produktpläne oder jede Information mit Wettbewerbsvorteil.
• Vertraulich vereinbarte Informationen: Klauseln aus Verträgen mit Kunden oder Lieferanten, NDA-Bedingungen, vereinbarte wirtschaftliche Konditionen.
• Zugangsdaten: Passwörter, API-Schlüssel, Zugangstoken zu internen Systemen — auch wenn es nur darum geht, die KI sie „prüfen“ oder formatieren zu lassen.
• Unveröffentlichte interne Dokumente: Vertragsentwürfe, Protokolle sensibler Besprechungen, juristische Mitteilungen vor ihrem formellen Versand.

Der Fall, der am meisten verwirrt: eine Bewerbung oder eine Kundenreklamation einfügen

Eine KI zu bitten, die Antwort auf eine Kundenreklamation zu formulieren, wirkt harmlos — und kann es auch sein, wenn man es richtig macht. Die richtige Technik beschreibt den Falltyp, nicht den konkreten Fall: Das Modell braucht weder Namen noch Kundennummer noch Kontaktdaten, um eine gute Antwort zu entwerfen — es braucht nur die Situation. Die personenbezogenen Daten fügen Sie erst danach, in Ihrem eigenen System, in den bereits erzeugten Text ein. Dieselbe Logik gilt für einen Lebenslauf: Man kann um Hilfe bei der Bewertung des Profils „einer Bewerberin mit 5 Jahren Erfahrung im B2B-Vertrieb“ bitten, niemals das vollständige Dokument mit Namen, Ausweisnummer und Werdegang einfügen.

Und kostenpflichtige oder Unternehmenswerkzeuge?

Die Unternehmenspläne der wichtigsten KI-Werkzeuge bieten meist vertragliche Zusicherungen, dass Daten nicht zum Training von Modellen verwendet und mit verstärkten Sicherheitsmaßnahmen verarbeitet werden. Das verringert das Risiko, beseitigt es aber nicht: Weiterhin nötig ist, den Anbieter als Auftragsverarbeiter nach Artikel 28 DSGVO zu bewerten, den entsprechenden Vertrag abzuschließen und zu prüfen, wo die Daten verarbeitet werden. Ein kostenpflichtiger Plan macht die Nutzung nicht automatisch konform.

Häufige Fragen

Wie wir das in der Schulung behandeln

Modul 3 unseres Kurses widmet sich vollständig diesem Thema: wie Daten innerhalb eines Prompts wandern, reale Fälle von Geschäftsgeheimnis-Lecks in öffentlichen Werkzeugen, und die dreistufige Pseudonymisierungstechnik, um KI zu nutzen, ohne personenbezogene Daten preiszugeben. Keine abstrakte Theorie: Es sind dieselben Beispiele wie hier, als interaktive Aufgaben mit echter Bewertung.